POL\u00cdTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCI\u00d3N DE DATOS PERSONALES EDEXA SAS<\/b><\/p>\n\n\n\n
Establecer los lineamientos y procedimientos aplicables para el tratamiento y protecci\u00f3n de los datos personales obtenidos por EDEXA S.A.S. en el desarrollo de su objeto social, de conformidad con lo dispuesto en la Constituci\u00f3n Pol\u00edtica de Colombia en sus art\u00edculos 15 y 20, Ley estatutaria 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y dem\u00e1s disposiciones complementarias respecto al tratamiento de datos personales.<\/p>\n\n\n\n
La Ley 1266 de 2008 define los siguientes tipos de datos de car\u00e1cter personal: a) Dato privado: \u201cEs el dato que por su naturaleza \u00edntima o reservada s\u00f3lo es relevante para el Titular\u201d. b) Dato semiprivado: \u201cEs semiprivado el dato que no tiene naturaleza \u00edntima, reservada, ni p\u00fablica y cuyo conocimiento o divulgaci\u00f3n puede interesar no s\u00f3lo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el T\u00edtulo IV\u201d de la Ley 1266. c) Dato p\u00fablico: \u201cEs el dato calificado como tal seg\u00fan los mandatos de la Ley o de la Constituci\u00f3n Pol\u00edtica y todos aquellos que no sean semiprivados o privados\u201d, de conformidad con la Ley 1266 de 2008. \u201cSon p\u00fablicos, entre otros, los datos contenidos en documentos p\u00fablicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no est\u00e9n sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas\u201d. d) Datos sensibles: Son \u201caquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminaci\u00f3n, tales como aquellos que revelen el origen racial o \u00e9tnico, la orientaci\u00f3n pol\u00edtica, las convicciones religiosas o filos\u00f3ficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido pol\u00edtico o que garanticen los derechos y garant\u00edas de partidos pol\u00edticos de oposici\u00f3n, as\u00ed como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biom\u00e9tricos\u201d.<\/p>\n\n\n\n
Los lineamientos establecidos en el presente documento son aplicables a los datos personales que se encuentran en las bases de datos de EDEXA S.A.S. y a los titulares de los mismos, incluidos los colaboradores y los encargados del tratamiento de la informaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n
EDEXA S.A.S, sociedad legalmente constituida, debidamente inscrita en la C\u00e1mara de Comercio, identificada con NIT 800.206.075-1 y con domicilio principal en el KM 1.3 V\u00cdA PARCELAS COTA CONJUNTO AEPI BODEGA 11, Cota, Cundinamarca, Tel\u00e9fono (+57 1) 7470260 y correo electr\u00f3nico coordinacion.ci@edexa.com.co es el responsable del tratamiento de los datos en sus respectivas bases.<\/p>\n\n\n\n
EDEXA S.A.S., en virtud de su objeto social, ha obtenido y conservado desde su creaci\u00f3n, datos personales de sus clientes, proveedores, empleados, intermediarios, oferentes y candidatos de trabajo en adelante los \u201cTitulares\u201d, los cuales son recolectados, almacenados, organizados, usados, transmitidos, actualizados, rectificados y en general administrados, de acuerdo con la respectiva relaci\u00f3n y\/o vinculaci\u00f3n (civil, Laboral, comercial, pre contractual, etc.) para los siguientes fines:<\/p>\n\n\n\n
Frente a Clientes<\/strong>: El tratamiento de los datos se realizar\u00e1 con la finalidad de promocionar y comercializar los productos ofrecidos por EDEXA S.A.S., as\u00ed como el env\u00edo de informaci\u00f3n relacionada con los contratos comerciales establecidos entre las partes y la generaci\u00f3n de reportes para el suministro de informaci\u00f3n a entidades judiciales o administrativas y entidades de gobierno que ejerzan funciones de control y vigilancia de su operaci\u00f3n cuando medie requerimiento legal para ello.<\/p>\n\n\n\n Frente a Proveedores:<\/strong> El tratamiento de los datos se realizar\u00e1 con el fin de contactar y contratar con proveedores, productos o servicios que EDEXA S.A.S. requiera para el normal funcionamiento de su operaci\u00f3n y para la adecuada dotaci\u00f3n de sus instalaciones u oficinas, as\u00ed como el env\u00edo de informaci\u00f3n relacionada con los contratos comerciales establecidos entre las partes y la generaci\u00f3n de reportes para el suministro de informaci\u00f3n a entidades judiciales o administrativas y entidades de gobierno que ejerzan funciones de control y vigilancia de su operaci\u00f3n cuando medie requerimiento legal para ello.<\/p>\n\n\n\n Frente a Empleados:<\/strong> El tratamiento de los datos se realizar\u00e1 para fines relacionados con su vinculaci\u00f3n, ejecuci\u00f3n y terminaci\u00f3n de la relaci\u00f3n laboral que surja entre el empleado y EDEXA S.A.S., as\u00ed como la generaci\u00f3n de reportes para el suministro de informaci\u00f3n a entidades judiciales o administrativas y entidades de gobierno que ejerzan funciones de control y vigilancia de su operaci\u00f3n cuando medie requerimiento legal para ello.<\/p>\n\n\n\n En consecuencia, para las finalidades descritas, EDEXA S.A.S. podr\u00e1: (a) Conocer, almacenar, registrar, actualizar y procesar los datos entregados por los Titulares en una o varias bases de datos. (b) Mantener comunicaci\u00f3n f\u00edsica o electr\u00f3nica con los Titulares, incluyendo, pero sin limitarse al env\u00edo de informaci\u00f3n relacionada con los contratos civiles, laborales o comerciales. (c) Identificar a los Titulares para la ejecuci\u00f3n, administraci\u00f3n y seguimientos de las relaciones contractuales o pre-contractuales de cualquier \u00edndole o materia. (d) Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la informaci\u00f3n suministrada por los titulares. (e)Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la informaci\u00f3n suministrada por los titulares, con cualquier informaci\u00f3n de que disponga leg\u00edtimamente. (d) Subcontratar a terceros para que procesen la informaci\u00f3n de los Titulares y\/o para que realicen cualquier otra actividad requerida por EDEXA S.A.S en virtud de las relaciones contractuales existentes entre los titulares y EDEXA S.A.S. (f) Realizar tr\u00e1mites administrativos internos de la Compa\u00f1\u00eda tales como reportes contables, auditor\u00edas y facturaci\u00f3n. (g) Estudiar, analizar, personalizar y utilizar la informaci\u00f3n suministrada por los titulares para el seguimiento, desarrollo y\/o mejoramiento, de los productos y servicios suministrados. (h) En caso de que EDEXA S.A.S. no se encuentre en capacidad de realizar el tratamiento por sus propios medios podr\u00e1 transferir los datos recopilados para que sean tratados por un tercero, el cual ser\u00e1 el encargado del tratamiento y deber\u00e1 garantizar condiciones id\u00f3neas de confidencialidad y seguridad de la informaci\u00f3n transferida para el tratamiento. (i) Gestionar toda la informaci\u00f3n necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales y contables de la Compa\u00f1\u00eda. (j) Usar los datos personales entregados por los Titulares para dar cumplimiento a las obligaciones de prevenci\u00f3n de lavados de activos y financiaci\u00f3n de terrorismo. (k) Usar los datos personales entregados por los Titulares para cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato celebrado con el Titular y de la naturaleza jur\u00eddica de EDEXA S.A.S.<\/p>\n\n\n\n Una vez ejecutados los contratos o concluida la relaci\u00f3n comercial, laboral o civil existente con los Titulares, los Datos Personales s\u00f3lo ser\u00e1n usados para efectos de mantenerlos en el registro de la Base de Datos de EDEXA S.A.S. y de enviarles mensajes con fines comerciales, y\/o publicitarios si as\u00ed lo autoriza el Titular, de lo contrario, ser\u00e1n eliminados de las Bases de Datos de la Compa\u00f1\u00eda o archivados en condiciones seguras cuando as\u00ed lo requiera la normativa colombiana.<\/p>\n\n\n\n Los Titulares de datos personales por s\u00ed o por intermedio de su representante y\/o apoderado o su causahabiente podr\u00e1n ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de EDEXA S.A.S.:<\/p>\n\n\n\n a. Derecho de actualizaci\u00f3n y rectificaci\u00f3n: El Titular podr\u00e1 conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podr\u00e1 ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.<\/p>\n\n\n\n b. Derecho a solicitar prueba de la autorizaci\u00f3n: El Titular podr\u00e1 solicitar prueba de la autorizaci\u00f3n otorgada a EDEXA S.A.S., salvo cuando expresamente se except\u00fae como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el art\u00edculo 10 de la ley 1581 de 2012.<\/p>\n\n\n\n c. Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal: El Titular debe ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.<\/p>\n\n\n\n d. Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones frente a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales, una vez haya agotado el tr\u00e1mite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.<\/p>\n\n\n\n e. Derecho de supresi\u00f3n: Revocar la autorizaci\u00f3n y\/o solicitar la supresi\u00f3n del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garant\u00edas constitucionales y legales. La revocatoria y\/o supresi\u00f3n proceder\u00e1 cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento EDEXA S.A.S. ha incurrido en conductas contrarias a la normatividad vigente.<\/p>\n\n\n\n f. Derecho de acceso: Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.<\/p>\n\n\n\n Para la recolecci\u00f3n, almacenamiento, uso, circulaci\u00f3n y supresi\u00f3n de datos personales, EDEXA S.A.S. requiere autorizaci\u00f3n previa, libre, expresa e informada de los Titulares de los mismos, dicha autorizaci\u00f3n puede darse por escrito, diligenciando el formato de vinculaci\u00f3n natural o jur\u00eddica o mediante cualquier otra conducta inequ\u00edvoca que permita concluir que el titular concedi\u00f3 su autorizaci\u00f3n para el tratamiento de sus datos personales, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n La autorizaci\u00f3n debe obtenerse a m\u00e1s tardar en el momento de la recolecci\u00f3n de los datos personales, en ella se indicar\u00e1 la finalidad para la cual se solicita el dato y se comunicar\u00e1 la existencia de la presente Pol\u00edtica y su acceso a trav\u00e9s de la p\u00e1gina web http:\/\/edexa.com.co\/. La autorizaci\u00f3n tendr\u00e1 vigencia por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.<\/p>\n\n\n\n Las consultas o reclamos deber\u00e1n ser presentadas por el titular de los datos o por sus causahabientes1<\/sup>, EDEXA S.A.S. se reserva el derecho de verificar la identidad del peticionario de la siguiente forma:<\/p>\n\n\n\n \u00b7 Si es directamente el titular el que va a ejercer uno de sus derechos, este debe presentar copia del documento de identidad.<\/p>\n\n\n\n \u00b7 Si se trata del causahabiente, este debe presentar el documento donde conste la sucesi\u00f3n o subrogaci\u00f3n de los derechos del titular que est\u00e1 representando, documento que acredite la calidad en que act\u00faa y el n\u00famero del documento de identidad del Titular.<\/p>\n\n\n\n \u00b7 Si se trata de un representante legal y\/o apoderado, este debe presentar documento de identidad v\u00e1lido, un documento que acredite la calidad en la que act\u00faa (Poder) y el n\u00famero del documento de identidad del Titular.<\/p>\n\n\n\n La solicitud debe contener la informaci\u00f3n personal requerida (Nombre y datos de contacto para recibir la respuesta), la descripci\u00f3n de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo y los soportes de documentos que lo acrediten como titular de la informaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n De acuerdo a los derechos del Titular enunciados en el numeral 4 del presente documento, el Titular o sus causahabientes, podr\u00e1n solicitar informaci\u00f3n sobre los datos personales del Titular que son objeto de Tratamiento, prueba de la autorizaci\u00f3n otorgada por el titular y el uso que se le ha dado al dato personal.<\/p>\n\n\n\n EDEXA S.A.S. ha dispuesto los siguientes medios para la recepci\u00f3n y atenci\u00f3n de peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas:<\/p>\n\n\n\n \u00b7 Comunicaci\u00f3n escrita dirigida al departamento de Servicio al Cliente, direcci\u00f3n Km 1.3 v\u00eda Parcelas Cota Conjunto AEPI Bodega 11, Cota, Cundinamarca. Horario de atenci\u00f3n: Lunes a Viernes de 6:30 am a 4:30 pm.<\/p>\n\n\n\n \u00b7\u00a0\u00a0Solicitud\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0escrita al\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0correo electr\u00f3nico:\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0servicioalcliente@edexa.com.co<\/a>\u00a0o\u00a0coordinacion.ci@edexa.com.co<\/a><\/p>\n\n\n\n \u00b7\u00a0\u00a0Solicitud Verbal al tel\u00e9fono 7470260 Ext 4128, departamento de Servicio al Cliente.<\/p>\n\n\n\n En cumplimiento de la Ley 2300 de 2023, nos permitimos informar que puede realizar solicitud para adicionar, modificar y\/o eliminar canales de contacto a trav\u00e9s de una solicitud al correo servicioalcliente@edexa.com.co.<\/p>\n\n\n\n Atenci\u00f3n y respuesta:<\/strong><\/p>\n\n\n\n Las consultas ser\u00e1n atendidas en un t\u00e9rmino m\u00e1ximo de diez (10) d\u00edas h\u00e1biles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petici\u00f3n o consulta dentro de dicho t\u00e9rmino, se informar\u00e1 al interesado, expresando los motivos de la demora y se\u00f1alando la fecha en que se atender\u00e1 su petici\u00f3n o consulta, la cual en ning\u00fan caso podr\u00e1 superar los cinco (5) d\u00edas h\u00e1biles siguientes al vencimiento del primer t\u00e9rmino.<\/p>\n\n\n\n Los Titulares pueden actualizar, modificar, corregir o simplemente pedir que no le env\u00eden correspondencia o no ser contactado para ofrecerle un bien trav\u00e9s de los siguientes medios:<\/p>\n\n\n\n \u00b7\u00a0Comunicaci\u00f3n escrita dirigida al departamento de Servicio al Cliente, direcci\u00f3n Km 1.3 v\u00eda Parcelas Cota Conjunto AEPI Bodega 11, Cota, Cundinamarca. Horario de atenci\u00f3n: lunes a viernes de 6:30 am a 4:30 pm<\/p>\n\n\n\n \u00b7\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0Solicitud\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0escrita al\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0correo electr\u00f3nico:\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0servicioalcliente@edexa.com.co<\/a>\u00a0o\u00a0coordinacion.ci@edexa.com.co<\/a><\/p>\n\n\n\n \u00b7 Solicitud Verbal al tel\u00e9fono 7470260 Ext 4128, departamento de Servicio al Cliente.<\/p>\n\n\n\n Atenci\u00f3n y respuesta:<\/strong><\/p>\n\n\n\n Si la queja o reclamo se presentan incompletos, EDEXA S.A.S. deber\u00e1 requerir al interesado dentro de los cinco (5) d\u00edas siguientes a la recepci\u00f3n de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la informaci\u00f3n requerida, se entender\u00e1 que ha desistido de la queja o reclamo.<\/p>\n\n\n\n En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dar\u00e1 traslado quien corresponda en un t\u00e9rmino m\u00e1ximo de dos (2) d\u00edas h\u00e1biles e informar\u00e1 de la situaci\u00f3n al interesado. Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluir\u00e1 en la Base de Datos una leyenda que diga \u00abreclamo en tr\u00e1mite\u00bb y el motivo del mismo, en un t\u00e9rmino no mayor a dos (2) d\u00edas h\u00e1biles. Dicha leyenda deber\u00e1 mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido.<\/p>\n\n\n\n El t\u00e9rmino m\u00e1ximo para atender la queja o el reclamo ser\u00e1 de quince (15) d\u00edas h\u00e1biles contados a partir del d\u00eda siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho t\u00e9rmino, se informar\u00e1 al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atender\u00e1 su la queja o reclamo, la cual en ning\u00fan caso podr\u00e1 superar los ocho (8) d\u00edas h\u00e1biles siguientes al vencimiento del primer t\u00e9rmino.<\/p>\n\n\n\n De acuerdo con lo establecido en la Ley 2300 de 2023, informamos que los horarios designados para el contacto con nuestros clientes a trav\u00e9s de los canales autorizados son de lunes a viernes de 7 de la ma\u00f1ana a 7 de la noche y los d\u00edas s\u00e1bados de 8 de la ma\u00f1ana hasta las 3 de la tarde; no se realizar\u00e1n gestiones de contacto los d\u00edas domingos ni festivos.<\/p>\n\n\n\n Los canales de comunicaci\u00f3n disponibles para contactar a nuestros clientes incluyen llamadas telef\u00f3nicas, mensajes de texto (SMS), correo electr\u00f3nico y WhatsApp.<\/p>\n\n\n\n EDEXA S.A.S. considera como medios de comunicaci\u00f3n autorizados aquellos proporcionados durante la vinculaci\u00f3n con nosotros. Al aceptar nuestra pol\u00edtica de tratamiento de datos y protecci\u00f3n de datos personales, el cliente expresa su consentimiento para el uso de estos canales para fines de contacto comercial o gesti\u00f3n de cobranza.<\/p>\n\n\n\n5.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0DERECHOS DE LOS TITULARES<\/h2><\/p>\n\n\n\n
6.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0AUTORIZACI\u00d3N DEL TITULAR<\/h2><\/p>\n\n\n\n
7.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0PROCEDIMIENTOS PARA QUE EL TITULAR EJERZA SUS DERECHOS<\/h2><\/p>\n\n\n\n
7.1.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0ATENCI\u00d3N Y RESPUESTA A CONSULTAS<\/h2><\/p>\n\n\n\n
7.1.1.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0Medios habilitados para la presentaci\u00f3n de peticiones y consultas<\/h2><\/p>\n\n\n\n
7.2. ATENCI\u00d3N Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS<\/h2>7.2.1.\u00a0\u00a0\u00a0Medios habilitados para la presentaci\u00f3n de peticiones, quejas y reclamos:<\/strong><\/p>\n\n\n\n
8.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0CANALES Y HORARIOS DE CONTACTO CON CLIENTES<\/h2><\/p>\n\n\n\n